電商經營
從報價、接單自動化到快速自建表單｜重塑B2B貿易流程LEVEL UP企業競爭力
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- 資料來源：17 Cross 跨境電商生態村
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全球供應鏈數位化浪潮來襲，台灣貿易商已站在流程創新的關鍵十字路口。面對訂單碎片化與交易即時化的挑戰，企業若仍倚賴傳統人工作業進行跨境交易，不僅效率受限，也難以即時回應市場。以數位工具優化流程，已成為貿易商重塑競爭力的核心命題。
綜合Patisco貿商道、台灣富士軟片資訊的RPA與立即科技Ragic的數位解決方案可以發現，從自動生成報價單的智能交易平台、無需改造舊系統即可導入的機器人流程自動化（Robotic Process Automation，RPA），到以No-code工具快速自建表單的方案，企業可以重塑貿易流程，讓自己在全球供應鏈新局中，開啟更聰明、更高效的未來。
以自動化報價升級B2B貿易效率
在全球供應鏈的高壓節奏中，報價速度往往決定了交易的成功機率。然而，多數台灣中小貿易商仍停留在人工編製與郵件往返階段：業務人員需反覆確認產品規格、庫存與匯率，再依客戶屬性逐筆試算，不僅耗時且常因人為疏忽導致報價錯誤，甚至錯過交易時機。更嚴重的是，報價資料散落於各種文件與信件中，難以統整為可分析的數據，使企業無法洞察客戶需求或累積報價經驗，導致營運效率不佳。針對上述痛點，錫諾系統開發的「Patisco貿商道」B2B電商解決方案可以讓企業根據供應鏈不同角色的需求，自動化設定報價公式，提升企業接單能力，也使商品價值在供應鏈中流動得更透明、更健康。
在B2B銷售中，真正的關鍵並非買賣本身，而是價值在通路間的合理流動，所以每一個角色都應獲得合理利潤。
-錫諾系統執行長鍾亦恒
重塑報價邏輯 讓價值鏈流動更透明
錫諾系統執行長鍾亦恒指出，與B2C電商「想賣什麼就賣什麼」的邏輯不同，B2B電商必須從「我的客戶需要什麼？」出發來做生意，因此報價條件得依不同客戶、地區、合作關係量身打造，資訊龐大且複雜，企業需導入智慧流程管理多樣產品規格，才能依照客戶分層報價，動態調整交易條件，優化商談能力。更進一步來說，在B2B銷售中，真正的關鍵並非買賣本身，而是價值在通路間的合理流動。產品從工廠生產到交付給終端消費者的過程中，需經過製造商、進口商、通路商與零售商等多重角色，每一個角色都應獲得合理利潤。若企業忽略這些角色的實際成本與需求，定價策略便容易錯置，可能導致通路商拒絕合作、零售端推動意願低落。所以企業必須跳脫「報價是銷售流程終點」的舊思維，將報價視為拓展市場的起點，並設計兼顧價值與利潤的定價架構，才能讓產品順利推進市場。對此，Patisco以「分層合理性、降低試單門檻與即時調整」三大設計原則，協助貿易商在不同通路角色間建立合理價差，並快速回應市場變化。如此一來，報價不再是被動回應，而是可主動創造市場流動的核心要素，企業不用一昧透過壓低價格來爭取訂單，依舊能提升通路商主動尋求合作的意願。
從案例看見流程自動化效益顯著
目前，已有不少中小企業透過導入Patisco系統來提升競爭力，其中律寶實業及勝堯有限公司是成功代表。
律寶實業自建B2B電商平台
翻轉傳統貿易角色自行車零件貿易商律寶實業成立於1983年，過去多以紙本目錄與客戶談生意，但無法涵蓋完整產品資訊，且報價往返冗長，導入Patisco後，報價時間從數週縮短至數小時甚至數分鐘，整體交易效率提高許多。更重要的是，Patisco系統讓律寶實業繞過中間商，直接將台灣工廠的產品送到腳踏車店面前，讓世界看見台灣的優質產品，更因為貼近第一線市場，洞察到電動自行車商機，讓律寶衍生出開發電動自行車的點子，搶進新市場。
手動作業到自動化報價，勝堯打開跨境新局
成立超過30年的自行車零配件製造商勝堯有限公司，長期難以切入大型代理體系，後來決定導入Patisco 貿商道，加強開發小型B端客戶。「傳統報價流程繁瑣，需不斷核對細節與修改，過去僅靠Email往返，非常耗時。」勝堯負責人吳唐維表示，導入Patisco系統之後，客戶能夠在線上一目瞭然的直接選購產品，系統也可快速自動生成報價單、訂單與出貨文件。自動化作業讓勝堯在小型B端客戶的營業額翻倍成長，不僅站穩歐洲市場，更吸引北美四大代理商直接上門洽談，開啟與美國大型B端客戶合作的契機。顯然，B2B外貿企業推動數位轉型，已不僅只是追求「行銷曝光」，而是得掌握複雜的商業邏輯與自動化流程能力，才能更容易、更省人力的做外貿生意，提升營運並開展更廣大的市場。
照片來源：Adobe
企業導入RPA前後作業流程差異圖
資料提供：台灣富士軟片資訊
接單流程自動化 數位員工讓訂單更快更準
在完成報價、客戶確認下單後，貿易商就進入接單流程，而接單流程的作業效率，往往決定了企業能否即時抓住市場契機。對許多台灣貿易商而言，訂單來源多元且複雜，不僅來自不同國家、語系與通路平台，且這些資訊通常分散在郵件、網頁、試算表或ERP系統之間。大量且碎片化的資料型態，讓業務人員每天必須花費大量時間逐筆比對資料、確認品項與數量，稍有疏忽就可能出現錯誤，造成交期延誤或出貨不符，甚至錯失訂單。尤其在跨時區交易環境中，當國外客戶於夜間發出急單或修改要求時，若企業仍需等到上班時間處理，便容易錯過最關鍵的回應時機。台灣富士軟片資訊數位推廣處長王輝華指出，RPA解決方案讓企業可建立數位化自動接單的機制，透過用「機器人」取代人工，執行重複性、標準化的作業，使企業人力從瑣碎任務中解放，專注於更具策略性與判斷性的決策工作。
貿易商運用RPA的3種場景
RPA能根據設定好的流程，自動登入客戶網站後台或電子郵件系統，擷取訂單資訊、匯整明細，再自動匯入企業內部資料庫或ERP系統中，進行比對與確認。當客戶更新訂單內容或修改出貨條件時，系統也能自動比對版本差異，標示變更項目，避免人工誤判或漏看修改。透過自動化的流程銜接，企業不僅可縮短接單至出貨的反應時間，也能確保資料即時同步、避免人為錯誤，以下羅列3種應用場景：
場景1》從手動比對到自動同步 打造即時力
台灣富士軟片資訊工作流程解決方案顧問張道遠以貿易業為例指出，貿易商在處理來自全球的訂單時，客戶需求常有變動，貿易人員需頻繁比對再更新資料，耗費人力且極易出錯，這時如果企業有RPA來自動整理訂單資料、比對前後版本、標示變更項目，不僅達事半功倍之效，更可以避免錯誤發生。舉例來說，一家飾品、禮品、配件進出口貿易商在導入RPA後，由機器人自動整理訂單資料、核對品項與數量，不僅讓訂單處理正確率達100%，作業速度也提升超過7 0 %，大幅提升整體效率。
照片提供：台灣富士軟片
對貿易企業而言，RPA不只是提升效率的工具，更是建立「數位勞動力」的關鍵。
-台灣富士軟片資訊數位推廣處長王輝華
場景2》跨時區不停機 RPA讓營運零時差
在跨時區營運的貿易場景中，RPA更展現出「零時差」搶攻市場先機的優勢。系統可依排程設定於夜間自動接收海外訂單、比對品項甚至更新資料，即使員工下班，機器人仍能持續運作，確保接單不中斷。例如，美國與台灣的時差達12 小時，美國客戶上班時間往往是台灣的深夜，一旦對方臨時提出變更需求，若等到隔天人工處理，可能影響交期。這時候如果企業已導入RPA，系統能在夜間自動完成訂單比對與出貨資料更新，主動寄出更新資訊，或是如需再確認，員工隔日上班能即時銜接作業，確保營運連續性。如若是電商業者，RPA更能在新品上市時自動完成上架、比價與價格調整。
場景3》從接單到出貨 流程銜接更精準
RPA 的效益不僅體現在速度，更反映在管理效率的提升。以一家代理銷售飲料與啤酒品牌的貿易商為例，該公司業務人員需每日從多個通路商（如家樂福、好市多等）的供應鏈後台下載訂單，整合多家通路商的資訊後，需要在規定的時間出貨，否則可能會有罰則，因此業務人員時間壓力很大。該公司導入RPA之後，機器人會自動登入客戶網站後台下載訂單，或從電子郵件中擷取訂單訊息，再自動匯入企業內部系統進行出貨排程，不僅節省大量人力與時間，更確保資料更新的即時與精確。
張道遠強調，當業務人員從繁瑣的手動下載與整理任務中解放，能將更多時間投入市場策略、供應協調與新品規劃。也由於接單資料自動化整合，公司能更快掌握通路銷售狀況，及時調整供貨策略，達成更彈性的營運管理。
自動化背後的價值 建立企業數位勞動力
王輝華強調，對貿易企業而言，RPA不只是提升效 率的工具，更是建立「數位勞動力」的關鍵。它把過去企業流程優化偏重於前端銷售，延伸到後端作業流程，透過自動化使整體交易鏈更緊密與高效。當報價與接單都能即時自動化，企業即可以更快的速度回應市場、降低錯誤率並強化交付準確性。
總體而言，接單自動化不只是節省時間，更是B2B 貿易數位化的重要基礎。台灣富士軟片資訊以RPA協助企業將接單過程中最耗時、最易出錯的環節，轉為可控的數位流程，讓「機器做重複事、人創造價值」真正落實於貿易流程中。未來，隨著 AI 與自動化技術持續演進，接單流程還在持續演進，企業不能再將接單視為作業，而是驅動企業反應速度與競爭力的核心引擎。
企業可善用無程式碼（No-code）與低程式碼（Low-code）工具自行建置數位應用，加速數位轉型腳步。
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把Know-how變成可運作的電子化流程
完成報價自動化、接單24小時不中斷後，貿易商的下一關鍵，是將散落的產品、客戶與訂單資料，轉化為可運作、可維護的系統。對此，與其久候客製開發，企業更可善用無程式碼（No-code）與低程式碼（Low-code）工具自行建置數位應用，解決IT人力不足與開發時程過長的問題，加速數位轉型腳步。
立即科技Ragic創辦人暨執行長郭家甫指出，這類工具以視覺化介面取代程式撰寫，讓業務、行銷、客服、人資、總務等最懂流程的一線同仁，儘管不懂程式語法，也能將日常流程數位化，打造貼近實際需求的應用系統。
No-code助攻 讓懂流程的人親手做系統
No-code概念早在多年前便出現，但早期因操作介面不直覺、功能受限，難以建立多元應用。如今隨技術演進，Ragic突破底層資料結構的限制構建各類資料庫應用，包括進出口貿易商、製造、零售、金融與政府機構等，都可透過Ragic管理資料、建立電子化流程，讓企業可以更靈活的推動數位轉型。
在企業內部，最了解流程細節的往往不是資訊人員，而是第一線執行任務的同仁。過去，這些人雖然知道如何讓流程更順暢，但礙於不懂程式，只能仰賴外部開發或標準化套裝軟體，導致成本高、時程長、彈性不足等問題。Ragic平台的出現，讓他們能親手把想法變成系統。
由於Ragic平台內建逾60種應用模組，涵蓋進銷存、客服知識庫、生產管理等場景。使用者只要依需求調整欄位與功能即可，就像製作Google表單般直覺易上手；甚至可透過「Ragic AI小幫手」引導，一步步生成所需表單與欄位，即使完全不懂程式，也能打造屬於自己的系統。以進出口貿易為例，不同產品類別、報關規範與物流流程皆不同，Ragic採模組化設計，使用者可依企業特性新增欄位、調整結構，靈活建立最貼近自身運作的資料庫應用，實踐「給你釣竿，而非給魚」的理念。
從小處開始 滾動優化企業流程
企業營運要建立的資料庫非常複雜，郭家甫建議，企業應採取「從小開始、逐步擴展」的策略，先聚焦迫切改善的流程，再延伸到更多應用場景，以進出口產業為例，Ragic提供實用的文件生成工具，使用者可先以Word製作報表範本，系統就會自動將資料庫中的欄位內容，套入並轉換為PDF檔案，並且只需一鍵便可產出報關單、出貨單或發票等文件，大幅減少人工填寫與重複作業時間。
No-code平台的崛起，不只是技術的簡化，更是一種工作方式的轉變。它讓最懂業務的人親手打造、維護並優化系統，把數位化成為日常習慣。當這樣的工具深入組織文化，企業便能以更敏捷、靈活且可持續的方式推進轉型，為前端的報價與接單流程，建立起最穩固的數位底座。
綜觀來看，在全球供應鏈變動加劇的時代，台灣貿易商的競爭力，已從產品與價格的競爭，轉向流程速度與智慧的攀比。從Patisco的報價自動化、台灣富士軟片資訊的RPA接單流程，到Ragic的No-code自建系統，三者構築出完整的數位化鏈條，讓交易更即時、決策更精準、管理更靈活。這不僅是工具的導入，更是企業文化的重塑——唯有讓流程會思考，讓系統能學習，台灣貿易業才能以更敏捷的姿態，在新局中持續創造價值。
照片提供：立即科技
企業建立資料庫應採取「從小開始、逐步擴展」的策略，先聚焦迫切改善的流程，再延伸到更多應用場景。
-立即科技Ragic創辦人暨執行長郭家甫
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